LKMM TD TF FTI 2012

Materi 1st AKL (Analisis Kodisi Lingkungan) Analisas adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yg sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb (KBBI edisi III). Kondisi memiliki arti persyaratan, keadaan (KBBI edisi III) Dan Lingkungan merupakan daerah (kawasan dsb) yg termasuk di dalamnya (KBBI edisi III) Jadi jika dikaitkan dengan manajemen kegiatan berhubung LKMM TD berkonsentrasi pada hat tersebut, maka Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) merupakan suatu kegiatan untuk mempelajari dan menganalisis suatu keadaan dan permasalahan dalam lingkup kegiatan tersebut. Jadi dalam menyusun sebuah kegiatan, langkah awal yang harus dilakukan adalah AKL. Langkah-langkah dalam AKL meliputi : a. Siapa saya dan apa visi saya b. Apa lingkungan dan bagaimana lingkungan yang ideal c. Bagaimana kondisi sekarang d. Menganalisis e. Tentukan Masalahnya f. SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat Penjelasan singkatnya adalah sebagai berikut : a. Siapa saya dan apa visi saya Pertanyaan ini digunakan untuk menjawab pertanyaan apa yang Anda ingin lakukan, dengan mengenali kapabilitas diri sendiri. b. Apa lingkungan dan bagaimana lingkungan yang ideal Apa yang akan Anda amati? Idealnya menurut Anda apa sih? Dengan ini akan mempelajari lingkungan ideal yang Anda inginkan. Tetapi yang perlu diingat adalah di dunia ini tidak ada sesuatu yang ideal 100%, namun hal itu hanya bisa dicapai ketika limit ‘x’ mendekati ‘ideal’ dengan pendekatan dari arah manapun. c. Bagaimana kondisi sekarang Mengetahui kondisi kekinian akan sangat membantu dalam mengolah kegiatan. Informasi mengenai kondisi terupdate dapat digali dengan cara pengamatan, wawancara dan data sekunder (data yang menunjang kelengkapan data pokok, contoh, pengalaman-pengalaman sebelumnya. d. Menganalisis Teknik menganalisis dapat ditempuh dengan metode : i. Teknik Kualitatif Teknik ini diambil berdasarkan penarikan kesimpulan yang sifatnya non numerik, seperti pendapat seseorang terhadap sesuatu yang nilai kebenarannya relatif. ii. Teknik Kuantitatif Teknik mengolah data yang sifatnya numerik, seperti tabel, grafik. e. Tentukan Masalahnya Setelah mengumpulkan informasi (data) dan menganalisisnya, maka yang harus dilakukan adalah menentukan masalah sekarang dan kemungkinan masalah yang akan timbul kedepannya. f. SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat Aspek yang tak kalah pentingnya dalam AKL adalah mempelajari dan mempertimbangkan SWOT. i. Strenght (Kekuatan) ii. Weakness (Kelemahan) iii. Opportunity (Peluang) iv. Threat (Ancaman) Setiap kegiatan yang hebat dan sukses senantiasa tidak pernah luput dari bagaimana perencanaan awal yang melandasi kegiatan tersebut. Untuk itu setelah melakukan AKL dibutuhkan formula jitu dalam Penyusunan Gagasan Awal (PGA), yaitu dengan mengaplikasikan aspek penunjang dalam PGA. Aspek penunjangnya adalah dengan menerapkan 5 W + 1 H (Why, What, When, Who dan How). a. Why : Alasan mengadakan kegiatan b. What : Yang akan dilaksanakan c. When : Setting d. Who : Siapa sasaran e. How : Berapa banyak dana yang dikeluarkan ***** Materi 2nd TUK (Tolok Ukur Keberhasilan) Tolok Ukur adalah sesuatu yg dipakai sbg dasar mengukur (menilai, dsb); patokan; standar;(KBBI edisi III). Jadi definisi TUK adalah patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai berhasil atau tidaknya suatu kegiatan serta sebagai sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan. Tujuan TUK diantaranya : a. Sebagai target b. Sebagai evaluasi c. Sebagai motivasi d. Masukan penyempurnaan Fungsi TUK adalah mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan. Cara merumuskan TUK yang baik dan benar : a. Merumuskan parameter yang bisa dibuat acuan i. Dana ii. Waktu iii. Peserta b. Tidak menggunakan istilah yang bersifat relatif c. Menggunakan kalimat yang mudah dimengerti ***** ------------------------------------------------ Hari Kedua (Sabtu, 9 April 2011) ------------------------------------------------ Materi 3rd Perencanaan Jadwal Kerja (PJK) Perencanaan merupakan proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (KBBI edisi III). Dan jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dng pembagian waktu pelaksanaan yg terperinci (KBBI edisi III). Jadi definisi PJK adalah uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang disusun secara sistematis dalam rangka menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil. Manfaat PJK diantaranya : a. Pedoman bagi panitia (tugas dan waktu) b. Membantu evaluasi c. Identifikasi kegiatan prasyarat (kegiatan yang harus dilakukan sebelum kegiatan inti) d. Menciptakan kinerja yang lebih efektif dan efisien Faktor penyusun PJK : a. Rencana kegiatan b. Waktu dan dana yang diperlukan c. Jumlah anggota panitia d. Kegiatan prasyarat e. Kegiatan yang bersamaan f. Indikator pencapaian terukur Teknik pembuatan PJK terbagi menjadi dua jenis yaitu : a. Tabulasi dengan matrik b. Flowchart Catatan : PJK tidak hanya dibuat untuk kegiatan inti, melainkan juga dibuat untuk alternatif-alternatif lainnya jika terjadi kendala pada kegiatan inti. ***** Materi 4th Pengorganisasian Kegiatan dan Kepanitiaan (PKK) Organisasi adalah kesatuan (susunan dsb) yg terdiri atas bagian-bagian (orang dsb) dl perkumpulan dsb untuk tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yg diadakan untuk mencapai tujuan bersama (KBBI edisi III). Dan panitia adalah kelompok orang yg ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yg ditugaskan kepadanya (KBBI edisi III). Definisi PKK adalah mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) sesuai keadaan yang ada, serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mengorganisasi kegiatan dan kepanitiaan untuk mencapai tujuan tertentu. Pola organisasi kepanitiaan : a. Berdasarkan sifat pembagian tugas b. Berdasarkan bentuk struktur A. Berdasarkan sifat pembagian tugas Terbagi lagi ke dalam dua bagian, yaitu: i. Sentralisasi Sistem organisasi kepanitiaan yang memusatkan seluruh wewenang kepada kepala sebuah organisasi. ii. Desentralisasi Sistem organisasi kepanitiaan dimana terdapat pendelegasian wewenang dalam membuat suatu keputusan dan kebijakan kepada koordinator atau orang-orang level ‘bawah’ dalam suatu struktur organisasi. B. Berdasarkan bentuk struktur : i. Tipe fungsional Sekelompok orang yang disusun berdasarkan sifat dan macam macam fungsi yang harus diharapkan. Koordinasi ada pada tingkat koordinator.. Keuntungan : 1. Ada koordinasi yang baik 2. Mudah dalam pengawasan Kelemahan : 1. Banyak pengeluaran biaya tambahan (analoginya orang sedikit melakukan banyak pekerjaan) 2. Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik ii. Tipe garis dan staf Sistem orang yang memberi wewenang pada pimpinan untuk memberi komando kepada bawahan. Pimpinan dibantu oleh staf di dalam pelaksanaan tugasnya. Keuntungan : 1. Kepanitiaan dalam jumlah yang besar 2. Pembagian tugas jelas 3. Mengarah pada spesialisasi 4. Pengambilan keputusan lebih rasional 5. Koordinasi dapat berjalan dengan baik Kelemahan : 1. Solidaritas antar panitia kurang 2. Pelaksana kurang bisa membedakan antara nasehat dan perintah 3. Koordinasi sulit diterapkan Kenapa kepanitiaan sangat dibutuhkan : a. Pembagian kerja dan tanggungjawab lebih jelas b. Melatih kerja dalam tim c. Melatih pengambilan keputusan d. Menghasilkan ide e. Menjalin terlaksananya suatu kegiatan Metode Kepanitiaan : 1. Model 1 (sistem SC – OC) SC (Steering Comitee) sebagai konseptor OC (Organizing Comitee) sebagai pelaksana 2. Model 2 (kepanitiaan biasa) Disini sekelompok konseptor juga berfungsi sebagai pelaksana Lalu bagaimana cara menentukan tiap-tiap posisi kepanitiaan secara tepat ??? Ada beberapa faktor diantaranya : a. Pengalaman b. Kemampuan c. Karakter d. Kesibukan e. Komitmen *** Materi 5th KAUK (Komunikasi Antar Unit Kerja) Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau informasi kepada orang lain melelui media tertentu, sehingga si penerima dapat menanggapinya dan memberikan timbal balik kepada pemberi informasi. Unit Kerja adalah bagian atau satuan kecil dari suatu sistem kerja. Jadi KAUK merupakan pengalihan pesan yang berupa ide atau informasi antar kelompok kecil atau unit yang melakukan aktivitas dengan adanya suatu pemahaman. Unsur – unsur komunikasi : a. Komunikator b. Pesan c. Perantara atau media d. Penerima e. Umpan atau timbal balik Fungsi Komunikasi diantaranya : 1. Sebagai kendali 2. Motivasi 3. Pengungkapan emosional 4. Pengalihan informasi 5. Dll. Arah Komunikasi : 1. Ke bawah (dari atasan ke bawahan ex: memo) 2. Ke atas (dari bawahan ke atasan ex: kritik dan saran) 3. Lateral (koordinasi dan mengintegralkan berbagai fungsi organisasi ex: rapat koordinasi Jenis-jenis jaring komunikasi : a. Pola roda b. Pola huruf Y c. Pola komunikasi bersambung d. Pola melingkar e. Pola menyeluruh Kunci komunikasi tertulis : a. Complete (lengkap) b. Clear (kejelasan) c. Concise (singkat) d. Correct (tepat) Komunikasi efektif bisa dicapai dengan : 1. Mendapat keterangan yang lengkap 2. Terjalin kepercayaan antara sumber dan penerima informasi 3. Adanya persamaan pengalaman 4. Menggunakan kata-kata yang dikenal 5. Mendapat perhatian dari pendengar 6. Menggunakan alat bantu audio atau visual yang disertai dengan contoh ***