Overview LKMM TD

Apa itu LKMM TD?

LKMM TD merupakan singkatan dari Latihan Keterampilan Mahasiswa-Tingkat Dasar. Dimana pelatihan ini merupakan lanjutan dari LKMM-Pra TD. Hal yangmembedakan antara LKMM-Pra TD dengan LKMM TD adalah Penyelenggara danmaterinya. Jika LKMM Pra TD merupakan proker dari fakultas sedangkan LKMM TDadalah proker dari jurusan masing-masing. LKMM TD ini ditujukan untuk mahasiswaaktif ITS 2010-2011. Dalam pelatihan ini dilakasanakan selama tiga hari. Banyak materi-materi yang akan disampaikan oleh pemandu. Berikut adalah beberapa materiyang akan dibahas dalam pelatihan LKMM TD:1.

 

ANALISIS TEMAMateri pertama mengenai bagaimana cara untuk menganalisis suatu tema diadakannyasuatu kegiatan. Disini ada beberapa indikasi yang sangat penting untuk diperhatikanagar menganilis suatu tema itu benar. Berikut hal yang termasuk adalah

PROGRESSIVE (Produktif, Loyal, Integrated, Prestatif, Sinergis, Visioner).

Dimana akan dijabarkan secara rinci mengenai pengertian masing-masing

Produktif 

:mampu menghasilkan, menguntungkan, membentuk unsur baru,Loyal: patuh, setia

,Integrated

: mutu/ keadaan yang menunjukkan kesatuan utuh sehingga memancarkankewibawaan dan kejujuran,

Prestatif 

: hasil yang telah dicapai, dilakukan, dikerjakan;berdampak positif; bersifat prestasi,

Sinergis

merupakan

 

kegiatan atau operasigabungan, sementara

Visioner

: khayalan atau wawasan ke depan.2.

 

WAWASAN KEKINIAN HMSMateri kedua ini adalah berani untuk mengkritisi hal-hal yang abnormal menjadisesuatu yang normal sesuai dengan lingkungan.3.

 

ANTUSIASMEMateri ini adalah bagaimana cara agar tertarik terhadap sesuatu hal dan mengubah daribiasa menjadi luar biasa.4.

 

AKLMateri keempat ini adalah AKL. AKL itu sendiri merupakan kepanjangan dari AnalisiKondisi Lingkungan. Analisis Kondisi Lingkungan berupa Mengamati, menilai,merumuskan keadaan di lingkungan sekitar. Tujuannya adalah untuk Mengetahuikondisi lingkungan sekitar dan Mengetahui potensi baik dan buruknya. Dalammenjalankan suatu kegiatan tentunya ada faktor-faktor penghambat maupunpendukungnya.5.TUKTUK merupakan kepanjangan dari Tolak Ukur Keberhasilan. Adapun fungsi dari TUKadalah sebagai patokan terukur untuk menilai kegiatan itu sukses tidaknya, dan jugauntuk menjadikan sasaran minimal yang ditentukan. Syarat TUK adalah parameternyaharus jelas, Hindari kata-kata relative, dan Usahakan TUK berjumlah ganjil. Hal yangdapat dijadikan sebagai TUK adalah Kepesertaan, Ruang lingkup kegiatan, dana danwaktu.6.

 

PKK

 

PKK merupakan kepanjangan dari Pengorganisasian Kegiatan dan Kepanitian.Organisasi merupakan susunan/ kesatuan berbagai bagian sehingga merupakankesatuan yang teratur. Mengorganisasikan merupakan mengatur dan menyusun bagian-bagian (orang, dsb) sehingga menjadi kesatuan yang teratur. Pedoman penyusunankepanitiaan adalah Ditetapkannya Tujuan, Rincian aktivitas, Keahlian (melihat skalakegiatan),Periksa aktivitas yang bersamaan, personal maupun intern panitia,Kegiatanyang harus diselesaikan pra kegiatan inti, Waktu minimal seluruh kegiatan danKoordinasi.7.

 

Perencanaan Jadwal KerjaPerencanaan Jadwal Kerja adalah Sesuatu yang dibuat untuk menunjukkan hal-hal yangharus dilakukan sejak awal (pra) hingga pelaksanaan kegiatan (pasca). Manfaat jikadapat melakukan Perencanaan Jadwal Kerja dengan baik maka akan mendapat Pedomanbagi anggota panitia tentang beban tugas dan batas waktu yang ditentukan, Identifikasikegiatan yang dapat dikerjakan bersama-sama dan yang prasyarat, Pelaksanaan tugassecara efektif dan efisien dan dapat membantu dalam evaluasi proses (target-targetyang ingin dicapai.8.

 

Penyusunan Usulan KerjaUsulan kerja ini berupa laporan tertulis, usulan kegiatan, serta rancangan kegiatan.Berikut sistematikanya dari pendahuluan hingga akhir. Sementara itu untuk menyusunnya dibutuhkan logika perencanaan berupa Goal, Best, dan Vision.Disamping itu jika acara sudah selesai maka juga diperlukan LPJ( laporanpertanggungawaban) atas terlaksannanya acara itu. Sistematika penulisannya berupahasil-hasil dari sebuaah realisasi rencana kegiatan ditambah anggaran yang keluar.9.

 

Komunikasi antar Unit KerjaKomunikasi merupakan suatu proses kerjasama yang diimbangi oleh turut serta memberkepada pihak lain/ pertukaran pikiran, opini, keterangan. Elemen komunikasi berupamedia komunikasi, pemberi dan penerima komunikasi. Komunikasi dicapai bilamencakup tiga hal yakni sistematis, Keterangan lengkap serta Ada kepercayaan antardua belah pihak. Kunci komunikasi tertulis (C4) adalah Complete, clear, concese,connect.10.

 

Admistrasi UmumTata usaha : mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak. Sekretariat adalahtempat kerja melakukan aktivitas kesekretariatan. Sementara fungsi dari Administrasiumum adalah pusat aktivitas organisasi,Pusat informasi dan komunikasi organisasi(intern/ ekstern ), Pusat dokumentasi organisasi.11.

 

Team Work BuildingDefinisi : kerja sama satu tim dengan mengesampingkan kepentingan pribadi untuk dapat kinerja lebih tinggi. Dalm suatu eam harus mempunyaitujuan,peran,tanggungjawab yang sama.12.

 

MotivasiMotivasi adalah sesuatu hal yang dapat membangkitkan semangat ketika seseorangmerasa dia telah jatuh. Motivasi ini dilakukan agar dapat menghindari celaka danmengejar kebahagian.

 

13.

 

Manajemen Konflik Konflik merpakan sebuah pertentangan antar individu dimana pertentangn tersebutakan menghasilakan sebuah perpecahan. Oleh sebab itu diperlukan cara untuk megatasikonflik-konflik tersebut serta menghindarkan diri untuk bersentuhan dengan onflik seara langsung.14.

 

Pengambilan KeputusanKeputusan yang akan diambil sebaiknya mencakup analisa mengenai 5W+1H.15.

 

Teknik PersidanganSidang merupakan pertemuan formal suatu organisasi guna membahas permasalahan

→ keputusan → kebijaksanaan/ landasan

.

LKMM TD TF FTI 2012

Materi 1st AKL (Analisis Kodisi Lingkungan) Analisas adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yg sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb (KBBI edisi III). Kondisi memiliki arti persyaratan, keadaan (KBBI edisi III) Dan Lingkungan merupakan daerah (kawasan dsb) yg termasuk di dalamnya (KBBI edisi III) Jadi jika dikaitkan dengan manajemen kegiatan berhubung LKMM TD berkonsentrasi pada hat tersebut, maka Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) merupakan suatu kegiatan untuk mempelajari dan menganalisis suatu keadaan dan permasalahan dalam lingkup kegiatan tersebut. Jadi dalam menyusun sebuah kegiatan, langkah awal yang harus dilakukan adalah AKL. Langkah-langkah dalam AKL meliputi : a. Siapa saya dan apa visi saya b. Apa lingkungan dan bagaimana lingkungan yang ideal c. Bagaimana kondisi sekarang d. Menganalisis e. Tentukan Masalahnya f. SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat Penjelasan singkatnya adalah sebagai berikut : a. Siapa saya dan apa visi saya Pertanyaan ini digunakan untuk menjawab pertanyaan apa yang Anda ingin lakukan, dengan mengenali kapabilitas diri sendiri. b. Apa lingkungan dan bagaimana lingkungan yang ideal Apa yang akan Anda amati? Idealnya menurut Anda apa sih? Dengan ini akan mempelajari lingkungan ideal yang Anda inginkan. Tetapi yang perlu diingat adalah di dunia ini tidak ada sesuatu yang ideal 100%, namun hal itu hanya bisa dicapai ketika limit ‘x’ mendekati ‘ideal’ dengan pendekatan dari arah manapun. c. Bagaimana kondisi sekarang Mengetahui kondisi kekinian akan sangat membantu dalam mengolah kegiatan. Informasi mengenai kondisi terupdate dapat digali dengan cara pengamatan, wawancara dan data sekunder (data yang menunjang kelengkapan data pokok, contoh, pengalaman-pengalaman sebelumnya. d. Menganalisis Teknik menganalisis dapat ditempuh dengan metode : i. Teknik Kualitatif Teknik ini diambil berdasarkan penarikan kesimpulan yang sifatnya non numerik, seperti pendapat seseorang terhadap sesuatu yang nilai kebenarannya relatif. ii. Teknik Kuantitatif Teknik mengolah data yang sifatnya numerik, seperti tabel, grafik. e. Tentukan Masalahnya Setelah mengumpulkan informasi (data) dan menganalisisnya, maka yang harus dilakukan adalah menentukan masalah sekarang dan kemungkinan masalah yang akan timbul kedepannya. f. SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat Aspek yang tak kalah pentingnya dalam AKL adalah mempelajari dan mempertimbangkan SWOT. i. Strenght (Kekuatan) ii. Weakness (Kelemahan) iii. Opportunity (Peluang) iv. Threat (Ancaman) Setiap kegiatan yang hebat dan sukses senantiasa tidak pernah luput dari bagaimana perencanaan awal yang melandasi kegiatan tersebut. Untuk itu setelah melakukan AKL dibutuhkan formula jitu dalam Penyusunan Gagasan Awal (PGA), yaitu dengan mengaplikasikan aspek penunjang dalam PGA. Aspek penunjangnya adalah dengan menerapkan 5 W + 1 H (Why, What, When, Who dan How). a. Why : Alasan mengadakan kegiatan b. What : Yang akan dilaksanakan c. When : Setting d. Who : Siapa sasaran e. How : Berapa banyak dana yang dikeluarkan ***** Materi 2nd TUK (Tolok Ukur Keberhasilan) Tolok Ukur adalah sesuatu yg dipakai sbg dasar mengukur (menilai, dsb); patokan; standar;(KBBI edisi III). Jadi definisi TUK adalah patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai berhasil atau tidaknya suatu kegiatan serta sebagai sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan. Tujuan TUK diantaranya : a. Sebagai target b. Sebagai evaluasi c. Sebagai motivasi d. Masukan penyempurnaan Fungsi TUK adalah mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan. Cara merumuskan TUK yang baik dan benar : a. Merumuskan parameter yang bisa dibuat acuan i. Dana ii. Waktu iii. Peserta b. Tidak menggunakan istilah yang bersifat relatif c. Menggunakan kalimat yang mudah dimengerti ***** ------------------------------------------------ Hari Kedua (Sabtu, 9 April 2011) ------------------------------------------------ Materi 3rd Perencanaan Jadwal Kerja (PJK) Perencanaan merupakan proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (KBBI edisi III). Dan jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dng pembagian waktu pelaksanaan yg terperinci (KBBI edisi III). Jadi definisi PJK adalah uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang disusun secara sistematis dalam rangka menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil. Manfaat PJK diantaranya : a. Pedoman bagi panitia (tugas dan waktu) b. Membantu evaluasi c. Identifikasi kegiatan prasyarat (kegiatan yang harus dilakukan sebelum kegiatan inti) d. Menciptakan kinerja yang lebih efektif dan efisien Faktor penyusun PJK : a. Rencana kegiatan b. Waktu dan dana yang diperlukan c. Jumlah anggota panitia d. Kegiatan prasyarat e. Kegiatan yang bersamaan f. Indikator pencapaian terukur Teknik pembuatan PJK terbagi menjadi dua jenis yaitu : a. Tabulasi dengan matrik b. Flowchart Catatan : PJK tidak hanya dibuat untuk kegiatan inti, melainkan juga dibuat untuk alternatif-alternatif lainnya jika terjadi kendala pada kegiatan inti. ***** Materi 4th Pengorganisasian Kegiatan dan Kepanitiaan (PKK) Organisasi adalah kesatuan (susunan dsb) yg terdiri atas bagian-bagian (orang dsb) dl perkumpulan dsb untuk tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yg diadakan untuk mencapai tujuan bersama (KBBI edisi III). Dan panitia adalah kelompok orang yg ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yg ditugaskan kepadanya (KBBI edisi III). Definisi PKK adalah mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) sesuai keadaan yang ada, serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mengorganisasi kegiatan dan kepanitiaan untuk mencapai tujuan tertentu. Pola organisasi kepanitiaan : a. Berdasarkan sifat pembagian tugas b. Berdasarkan bentuk struktur A. Berdasarkan sifat pembagian tugas Terbagi lagi ke dalam dua bagian, yaitu: i. Sentralisasi Sistem organisasi kepanitiaan yang memusatkan seluruh wewenang kepada kepala sebuah organisasi. ii. Desentralisasi Sistem organisasi kepanitiaan dimana terdapat pendelegasian wewenang dalam membuat suatu keputusan dan kebijakan kepada koordinator atau orang-orang level ‘bawah’ dalam suatu struktur organisasi. B. Berdasarkan bentuk struktur : i. Tipe fungsional Sekelompok orang yang disusun berdasarkan sifat dan macam macam fungsi yang harus diharapkan. Koordinasi ada pada tingkat koordinator.. Keuntungan : 1. Ada koordinasi yang baik 2. Mudah dalam pengawasan Kelemahan : 1. Banyak pengeluaran biaya tambahan (analoginya orang sedikit melakukan banyak pekerjaan) 2. Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik ii. Tipe garis dan staf Sistem orang yang memberi wewenang pada pimpinan untuk memberi komando kepada bawahan. Pimpinan dibantu oleh staf di dalam pelaksanaan tugasnya. Keuntungan : 1. Kepanitiaan dalam jumlah yang besar 2. Pembagian tugas jelas 3. Mengarah pada spesialisasi 4. Pengambilan keputusan lebih rasional 5. Koordinasi dapat berjalan dengan baik Kelemahan : 1. Solidaritas antar panitia kurang 2. Pelaksana kurang bisa membedakan antara nasehat dan perintah 3. Koordinasi sulit diterapkan Kenapa kepanitiaan sangat dibutuhkan : a. Pembagian kerja dan tanggungjawab lebih jelas b. Melatih kerja dalam tim c. Melatih pengambilan keputusan d. Menghasilkan ide e. Menjalin terlaksananya suatu kegiatan Metode Kepanitiaan : 1. Model 1 (sistem SC – OC) SC (Steering Comitee) sebagai konseptor OC (Organizing Comitee) sebagai pelaksana 2. Model 2 (kepanitiaan biasa) Disini sekelompok konseptor juga berfungsi sebagai pelaksana Lalu bagaimana cara menentukan tiap-tiap posisi kepanitiaan secara tepat ??? Ada beberapa faktor diantaranya : a. Pengalaman b. Kemampuan c. Karakter d. Kesibukan e. Komitmen *** Materi 5th KAUK (Komunikasi Antar Unit Kerja) Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau informasi kepada orang lain melelui media tertentu, sehingga si penerima dapat menanggapinya dan memberikan timbal balik kepada pemberi informasi. Unit Kerja adalah bagian atau satuan kecil dari suatu sistem kerja. Jadi KAUK merupakan pengalihan pesan yang berupa ide atau informasi antar kelompok kecil atau unit yang melakukan aktivitas dengan adanya suatu pemahaman. Unsur – unsur komunikasi : a. Komunikator b. Pesan c. Perantara atau media d. Penerima e. Umpan atau timbal balik Fungsi Komunikasi diantaranya : 1. Sebagai kendali 2. Motivasi 3. Pengungkapan emosional 4. Pengalihan informasi 5. Dll. Arah Komunikasi : 1. Ke bawah (dari atasan ke bawahan ex: memo) 2. Ke atas (dari bawahan ke atasan ex: kritik dan saran) 3. Lateral (koordinasi dan mengintegralkan berbagai fungsi organisasi ex: rapat koordinasi Jenis-jenis jaring komunikasi : a. Pola roda b. Pola huruf Y c. Pola komunikasi bersambung d. Pola melingkar e. Pola menyeluruh Kunci komunikasi tertulis : a. Complete (lengkap) b. Clear (kejelasan) c. Concise (singkat) d. Correct (tepat) Komunikasi efektif bisa dicapai dengan : 1. Mendapat keterangan yang lengkap 2. Terjalin kepercayaan antara sumber dan penerima informasi 3. Adanya persamaan pengalaman 4. Menggunakan kata-kata yang dikenal 5. Mendapat perhatian dari pendengar 6. Menggunakan alat bantu audio atau visual yang disertai dengan contoh ***